Почему ваши встречи нуждаются в перерывах

Перерывы — это стратегии для увеличения участия и удовлетворения на собраниях. Организовать сервис высокого уровня в предстоящих перерывах поможет кейтеринг киев. Давайте на минутку поразмышляем о значении этого высказывания с точки зрения трех основных участников типичной встречи.

Организаторы (руководители групп), которых больше всего волнуют обсуждаемые темы, иногда считают, что перерывы не нужны, что они крадут время из повестки дня и что было бы лучше продолжать работать. Почему бы просто не принести кофе на стол и продолжать проводить встречу? — спрашивают они.

Правда в том:

• Если перерывы не запланированы, люди в любом случае встают и покидают комнату, чтобы удовлетворить свои физические и эмоциональные потребности.
• Многие участники встречи — действительно занятые люди, которым нужно время, чтобы заняться другими аспектами своей жизни. Если перерывы не запланированы, они будут отвлекать других, делая телефонные звонки, отвечая на электронные письма, консультируясь с коллегами и т. д. во время встречи.

Участников интересуют обсуждаемые вопросы, но они также обеспокоены временем и энергией, которые требуются для собрания, особенно если повестка дня длинная и насыщена сложными темами. Включая перерывы в рабочий план, лидер посылает сообщение, что «наше намерение состоит в том, чтобы создать и поддерживать полное участие каждого, пробуждая наш коллективный разум и совместно создавая решения; поэтому мы будем периодически «отдыхать», чтобы освежить и тело, и разум».

Фасилитаторы, независимо от того, являются ли они членами внутренней команды или внешними консультантами, должны быть сторонниками как качества опыта участника, так и процессов, предназначенных для достижения целей встречи. Включение перерывов в повестку дня любой встречи, которая длится более 90 минут, является частью их обязанностей.

Руководство по планированию перерывов

• Для многочасовых сессий планируйте перерыв как минимум каждые 90 минут.
• Перерывы должны длиться 15-30 минут, в зависимости от размера группы и контекста встречи.
• «Био-перерывы» продолжительностью 5-10 минут позволяют участникам идти в ванную, пить воду и вытягивать ноги, но руководитель должен дать понять, что это не долгий перерыв и что встреча возобновится быстро,
• Когда это возможно, подавайте напитки за пределами зала заседаний, чтобы участники изменили обстановку,

Что если некоторые участники исчезнут во время перерывов?

Иногда люди используют перерыв, чтобы покинуть собрание и не вернуться. Если это часто случается на ваших собраниях, это возможно потому, что:

• Встреча слишком длинная, учитывая другие обязанности участников.
• Те, кто уходит, не чувствуют ответственности или не заинтересованы в темах, которые будут обсуждаться после перерыва.
• Они пришли главным образом для того, чтобы «явиться» и / или подписать регистр посещаемости, чтобы не способствовать ожидаемым результатам, установленным для собрания.

В любом случае, досрочный уход некоторых не оправдывает пропуск перерывов в повестке дня.